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朝から集中するには「手を動かす」仕事がいい理由

Kazuhiro Mouri's Mag
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こんにちは。
気が乗らない。めんどくさい。できれば、さぼりたい……どんな人にも、ついついダラダラしてしまう日があるもの。できるだけ「ラクをしたい」のが人間の本能。とくに、リモートワークのように1人で仕事をする環境では、ダラけてしまうのも無理はないことです。
新刊『ダラダラせずに、やるべきことに集中する技術』では、「やるべきこと」に集中し、会社でも在宅でも生産性を上げるコツを紹介します。
一部を抜粋しお届けします。

定時前「15分間」のゆとりを作る

パソコンに向かったものの、なかなかエンジンがかからない。気づけば、もう10時をまわっている。自分はいったい何をしていたんだろう……。 朝からバリバリ仕事ができる人と、寝ぼけ眼で漫然と仕事に取り組む人とでは、1日の生産性に大きな差が生まれてしまうのも当然の話です。

朝イチから脳が冴えて、集中して仕事に取り組めるようにするためにはコツがあります。 会社勤務をする場合は、「定時の15分前に出社する」。 在宅勤務をする場合は、「定時の15分前にデスクに向かう」。 つまり、「15分のゆとり時間」をつくるようにするのです。 たった15分のゆとり時間をつくることによって、2つのメリットが生まれます。

朝「15分」ゆとりを持つことのメリット
①「仕事モード」にスイッチが入りやすくなること
②「今日やるべきこと」が整理できるため、始業後、すぐ動けること

朝、なかなか「仕事モード」にスイッチが切り替わらない人は、たいてい、始業時間ギリギリに出社する傾向があります。出社してから何の準備もなしに、いきなりパソコンを起動させ、メールのチェックを始めたりするため、思うようにスイッチが入らず、ダラダラとすごすことになるのです。

在宅勤務の場合も同じです。始業時間の15分前になったら、5分程度でいいので、「今日やるべきことを整理する」ようにしましょう。 今日やるべきことを紙に書き出し、1日の流れを想像するだけでも十分です。 残った時間は、好きなコーヒーを飲むのもよし、経済新聞にざっと目を通すのもよし、仕事に向かう準備態勢を整えるのです。

朝イチは「手を動かす」作業が吉

もう1つ、朝イチから仕事に集中して取り組むコツがあります。 それは、「手を動かす業務から始める」ことです。 デスクワークの人は、パソコンのキーボードを打つ作業から業務を開始するのがおすすめです。

指先から刺激を感じることで交感神経が優位になり、自然と仕事モードにスイッチが切り替わるのです。資料を読んだり、メールをチェックするといった作業から始めるのは、得策ではありません。なぜなら、重要なのは「手を動かすこと」だからです。 メールの返信など、パチパチと文字を打ち込む作業が、脳を適度に刺激して、眠っていた脳を目覚めさせるのです。

さらに、「体を大きく動かす」のも効果的です。肩を大きく回したり、席を立ったりして、少し歩くといった程度でも十分です。 ぜひ、明日から試してみてください。

まとめ  朝「15分のゆとり」で「仕事モード」にスイッチ・オン!

リモートワークで、チームメンバーとの連絡にチャットを使う人は多いでしょう。 チャットは、会話のように、伝えたいことを簡潔に、スピーディーに伝えることができる便利なコミュニケーションツール。

ただ、簡潔に、スピーディーに伝えられるツールだからこそ、使い方によっては、業務に集中する時間を奪うツールにもなり得るため、注意が必要です。「本来伝えたかったことと、逆の伝わり方をしてしまった」「結局、伝えたいことが、伝わっていなかった」「個人的な感想だったのに、事実として受け止められてしまった」便利な反面、チャットには、こうした齟齬が生じる危険性もあるのです。

ですから、チームでチャットをする場合、メンバー間で、「伝えたいこと」が「きちんと伝わる」ルールをつくり、共有することが大切です。

ルールをつくるうえでおすすめしたいのは、3つの「ない」を徹底すること。

1つめは、「曖昧表現を使わない」こと。 人によって受け止め方が異なり、誤解やズレが生じる可能性が高くなるからです。 「意識する」「頑張る」「手を抜かない」「気をつける」「できるだけ早く」などは、すべて曖昧表現です。こういった言葉を含んだ指示では、いつまでにどのレベルで仕上げればいいのかを、人それぞれの判断に委ねることになります。

このような曖昧表現を避けるうえで有効なのは「数値化」です。「A社の見積書をできるだけ早く作成してくれるかな」ではなく、 「A社の見積書を今日の3時までに作成してくれるかな。私が金額の最終チェックをして、4時までにA社に送りたいんだ」と必ず締切を数字で伝えるのです。 そのほうが、「目標(そもそもの目的、その中で自分に求められている役割や作業範囲)や「締切(いつまでに何をやればいいのか?)」が相手に明確に伝わります。

2つめは、「何度も連続で投稿しない」こと。 チャットは、会話に近い形で、短いメッセージを素早く投稿できる点が特徴です。ただ、きちんと整理をしてから投稿しないと、連続で投稿することになり、メンバーの時間を奪う原因となります。「報告・連絡・相談のどれに該当する内容か?」「自分がもっとも伝えたいことは何か?」――。 この2つを整理してから投稿することが大切です。

連続投稿を防ぐためにも、メンバー間で文章作成のルールを共有しておきましょう。 たとえば、チャットの冒頭には「報告・連絡・相談のどれに該当するのか?」を明らかにし、【 】でくくる(例【相談】)ことをおすすめします。そのうえで、相手に最も伝えたい内容を書くようにするのです。これは箇条書きでもかまいません。

3つ目の「ない」は?

3つめは、「個人的な感情を入れない」こと。 チャットでは「事実のみを記載する」をルールにしましょう。余計なことを書くと、伝えたいことが、伝わりづらくなるからです。

やりがちなのは”無意識の言い訳”です。「一生懸命粘ったが、成約に至らなかった」場合。報告者の胸中には「努力は認めてほしい」という思いが生じるため、「一生懸命粘ったものの……」といった表現を盛り込みたくなってしまうのです。

気持ちはわかりますが、この余計な表現があると、「成約できたのか否か?」という最も伝えたい情報が伝わりづらくなってしまいます。ですから、チャットでは「事実のみを記載する」というルールを守りましょう。

このような3つの「ない」を徹底したうえで、さらにおすすめしたいのは、「チャットから電話に切り替える際のルール」をあらかじめ設けておくことです。 これまでの経験上、作成に100字以上費やす内容の場合、チャットではなく電話で伝えたほうがスムーズかつ正確だと私は感じています。 チームで話し合い、最適なルールをつくってみてください。

まとめ チャットでは、3つの「ない」を徹底しよう。

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